差旅费报销标准超了怎么处理？教你4步轻松解决

对于出差频繁的企业来说，每年在机票、火车票、酒店、打车等差旅费用上会投入巨大的成本。

由于不知道该如何建立差旅标准，或是缺乏有效的管控手段，很多企业想要节省差旅成本却不知该如何下手。

本期文章，将手把手教大家如何进行科学有效的差旅管理。

一、明确可以报销的差旅费用

企业在建立管理方案时，第一件要做的事就是明确哪些费用可以报销：

1、出差交通费：出差途中的机票、火车票、船票等。

2、市内交通费：目的地的公交、地铁、打车等费用。

3、车辆费用：如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等

4、住宿费：酒店、旅馆的住宿费用

5、餐费：出差途中的饮食、会客费用

6、补贴：出差补助、交通补贴等

7、杂费：行李托运、退改签费等

二、根据员工职级设置差旅标准

在明确差旅费用后， 企业可结合自身情况，根据员工不同职级设置不同档次的差旅费报销标准。以下图举例：

若员工因特殊原因需超标消费，需提前向管理者提出申请。员工若未经申请或申请被驳回的超标消费行为，在报销时超额的部分应由员工自行承担。

三、规范员工出差流程

1、出差申请

员工出差前需提交出差申请：列明工作规划、时间、地点、拜访对象、工作目标，按规定程序批准后方可出差。

2、上级审批

普通员工出差，需由部门主管/经理审查，总监批准。部门经理出差，经总监审查，总经理批准。副总、总监级别人员出差，由总经理审查批准。

3、规范报销

员工出差结束，填写报销申请单、附上发票，交由上级领导审查，财务审核，出纳结算付款/冲销借款。各分管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任。

四、精细化差旅费用管控

以上就是传统的差旅管理方法，在一定程度上能够帮助企业节省成本，但也存在很多不足：

1、员工有多少额度，就会开多少钱的发票报销，甚至有时还会出现虚假报销。

2、预订、报销、审批、对账整个流程周期长、效率低。耗费人力物力，还很容易出错。

3、没有数据支撑，管理者不知该如何加强差旅管控，或是建立了差旅管理方案，却总是难以落地执行。

飞巴商旅，23年专注中国企业商旅服务！

致力通过智慧的差旅管理系统和专业有温度的服务，帮助企业降本增效，规范员工差旅行为。

飞巴商旅 服务介绍

一、采购成本节省

资源丰富：覆盖国内外100+航司，60W+酒店，全球主流用车平台，实时同步12306数据。

产品优势：支持机票火车同屏查询、多渠道在线比价、低价航班智能推荐...... 专享价格优势，部分产品全网价格最低。

二、严格执行差标

严格执行：预订系统严格执行差旅标准，禁止员工超标预订，或超标预订时需向管理者提交审批。

在线审批：管理者不再受空间的限制，可通过PC、APP、微信实时查看员工的差旅标准、消费明细和审批申请，在线审批管控。

三、多种结算方式

结算方式：现结、预存、月结多种结算方式，周期长达45天。

出差体验：改变传统的出差模式，公对公自动结算，员工出差无需垫资、收集发票、报销，全面提升出差效率和幸福感。

在线对账：打通财务系统，财务无需再审核、记账，一张发票就能完成所有结算，减少人工干预，提升财务效能。

四、差旅数据报表

实时同步：管理者可实时查看企业各部门、各员工的差旅消费明细，监控开支预算，实现全流程精细化的管控。

节省分析：多维度、可视化差旅报表，直观展示哪些成本可以节省，帮助企业规范员工预订行为，协助企业与航司、酒店签订大客户协议。

五、工作效率提升

效能提升：员工从填写报销申请，到各级领导审批，再到财务审核、出纳批款，一套流程平均需要花费65分钟。飞巴商旅直接砍掉报销环节，员工1分钟内快速完成订票出行。

人力成本：1000人的企业至少需要10人来处理员工报销审核，若是几千甚至上万人的企业，所付出的人力成本还会更大。飞巴商旅公对公结账，砍掉财务审核发票真伪、归档、记账等环节，仅需一人即可完成所有工